Ulai PilatesBienestar · Pilates
Un estudio de pilates que dejó de administrarse en hojas de cálculo
Pagos, vencimientos, cupos y horarios de varias sedes vivían en hojas de cálculo. Construimos en Next.js y Strapi la plataforma donde los usuarios compran sus planes y reservan, y el estudio administra todas sus sedes desde un solo panel.
Resultados
- La operación salió de Excel
- 0 hojas de cálculo
- Pagos, vencimientos de planes, cupos, horarios y sesiones restantes se llevaban en varias hojas. Hoy viven en un solo sistema.
- Todas las sedes en un panel
- Multisede
- Cada sede con su agenda, sus instructores y sus cupos; la administración lo ve todo junto y los reportes salen solos.
- Planes comprados y reservados por el usuario
- En línea
- Compra del plan con Mercado Pago, reserva, cancelación y congelación, sin pasar por el mostrador ni por un chat.
- Avisos automáticos
- WhatsApp + correo
- Confirmaciones y recordatorios salen solos por los dos canales. Un asistente atiende las preguntas frecuentes en Instagram y WhatsApp.
¿Qué había antes?
Ulai Pilates es un estudio con varias sedes en Bogotá (por ahora). Hasta 2025 su web era una página de aterrizaje con la información de los planes, y nada más. Todo lo demás pasaba fuera de ella: los pagos llegaban en efectivo, por datáfono o por transferencia, y la operación (pagos, vencimientos de planes, horarios, instructores por sede, cupos, sesiones restantes) se llevaba en hojas de cálculo que había que mantener al día y cuadrar entre sí.
Funcionaba gracias al trabajo diario del equipo, pero cada sede nueva lo hacía más pesado. El estudio había crecido más rápido que sus herramientas.
Lo que pedían era claro: que el estudio dejara de depender de esas hojas y que los usuarios pudieran resolver solos lo que hoy resolvían preguntando.
La plataforma
Construimos el sistema sobre Next.js y Strapi, desplegado en contenedores Docker sobre infraestructura que administramos nosotros. Es una aplicación web, sin app que instalar: se usa desde el navegador del teléfono, que es donde está la gente cuando reserva una clase.
La decisión de fondo fue que toda la lógica del negocio viviera en Strapi: sedes, instructores, horarios, cupos, planes, pagos y sesiones. Un único modelo de datos en vez de hojas que había que mantener coherentes entre sí: cada cosa se registra una sola vez y todo lo demás se deriva de ahí.
¿Qué hace cada quien?
Los usuarios compran sus planes por paquete de sesiones y pagan con Mercado Pago. Con el plan activo reservan clase en la sede que quieran, cancelan si no pueden ir y congelan el plan cuando lo necesitan. Reciben notificaciones y recordatorios según lo que necesiten en cada momento, por distintos canales como WhatsApp y correo, todo de forma automática.
La administración gestiona desde un solo panel las agendas de todas las sedes, asigna instructores, define cupos por clase y ve qué planes vencen y cuántas sesiones quedan. También puede cancelar o congelar en nombre de alguien cuando hace falta. Los reportes que antes había que armar cruzando hojas ahora salen directamente del sistema.
El asistente de Instagram y WhatsApp
Una parte del trabajo manual no estaba en las hojas sino en los chats: las mismas preguntas sobre horarios, precios y sedes, respondidas una y otra vez. Conectamos un asistente conversacional a Instagram y WhatsApp para que atienda esas preguntas y deje al equipo las conversaciones que sí necesitan a una persona. Es tiempo de operación que se libera y que el estudio puede dedicar a otros frentes del negocio.
Lo que sigue
El estudio planea seguir abriendo sedes, y la plataforma está construida para que una sede nueva sea un registro más en el panel, no un proyecto nuevo. Nosotros seguiremos ahí para acompañar ese crecimiento: haciendo el sistema cada vez más autónomo y ajustándolo a lo que el negocio vaya necesitando.
